1. Préparer le fichier avant l’import
Un fichier Excel d’historique contient rarement des colonnes parfaites. Les intitulés changent, les montants peuvent être en format français, les dates mélangent texte et formats Excel, et certains clients n’ont pas de SIREN. L’import doit être tolérant, mais l’entreprise gagne du temps en préparant un fichier simple.
Les colonnes essentielles sont le numéro de facture, la date, le client, les montants HT/TVA/TTC, le statut de paiement et, si possible, la date de règlement. Le SIREN ou SIRET permet de rattacher correctement les clients déjà présents.
- Numéro de facture d’origine.
- Date d’émission et date d’échéance.
- Nom client, SIREN/SIRET, e-mail si disponible.
- Montant HT, TVA, TTC ou au moins deux de ces trois montants.
- Statut payé/impayé et date de paiement si la facture est réglée.
2. Pourquoi la prévisualisation est indispensable
Importer directement un fichier sans aperçu est risqué. Une colonne mal reconnue peut transformer un TTC en HT, une date américaine en date française ou un avoir en facture positive. La prévisualisation permet de vérifier les colonnes détectées, les premières lignes normalisées et les erreurs avant toute écriture.
DAFIO propose une étape de mapping corrigeable : l’utilisateur voit comment les colonnes sont comprises, ajuste si nécessaire, puis relance le contrôle. Les lignes valides peuvent être importées sans bloquer tout le fichier à cause d’une erreur isolée.
3. Gérer les factures payées correctement
Un point souvent oublié : une facture historique marquée payée doit créer une trace de règlement. Sinon, le logiciel croit qu’elle reste due, ce qui pollue les relances, la balance âgée et le Copilote DAF.
Lors d’une reprise, les règlements historiques n’ont pas toujours une transaction bancaire détaillée. Il est malgré tout possible d’enregistrer une allocation de paiement pour solder la facture et reconstruire un encours fiable dès le premier jour.
4. Éviter les doublons lors d’un second import
Un onboarding réel se fait rarement en une seule fois. Le client corrige son fichier, le rejoue, ajoute des lignes ou recommence après validation du cabinet. Le logiciel doit donc être idempotent : rejouer le même fichier ne doit pas créer deux fois les mêmes factures.
La bonne clé de contrôle est généralement la société, le sens de la facture et le numéro d’origine. Les doublons internes au fichier doivent être signalés avant import.